Cómo desarrollar equipos virtuales colaborativos

La tecnología nos permite hoy en día adoptar formatos de trabajo en donde un equipo no necesita estar sentado en la misma ubicación geográfica. En tanto es una modalidad que trae innumerables beneficios, también hay que destacar que la colaboración es mucho más difícil en este esquema. ¿Qué podemos hacer para que este proceso funcione mejor?

No son pocas las ocasiones en las que nos encontramos una reunión virtual y no logramos encontrar el momento justo para hablar porque siempre quedamos superpuestos con alguien; o que, habiendo comenzado, el sistema de reuniones virtuales no funciona por algún motivo, no logramos dar con la solución, perdemos tiempo valioso del encuentro y terminamos en una clásica llamada telefónica. Estos son solo algunos de los desafíos a los que nos enfrentamos a la hora de coordinar actividades entre los miembros de un equipo virtual, donde las partes involucradas por un tema circunstancial o permanente no interactúan físicamente, sino virtualmente.

A continuación, algunas cuestiones clave para lograr que estos vínculos funcionen y se mantengan en el tiempo.

Comprender el marco en el que se dará la colaboración

Ante una oportunidad de colaboración virtual, lo primero que debemos entender y clarificar al equipo es el trasfondo cultural y situacional de cada miembro. Conocer en dónde está cada persona geográficamente, su cultura y su idioma nos ayuda a definir algunas cuestiones que serán fundamentales durante la ejecución de un proyecto. Tres mejores prácticas en este sentido están vinculadas a:

  • Acordar al inicio del proyecto en qué idioma se harán las reuniones y se documentará, evitando retrabajos y momentos incómodos como lo son las reuniones que se dan en idioma nativo en medio de una reunión que es en otro idioma.
  • Establecer reglas temporales de antemano, nos ayudará a saber qué horarios comunes podemos utilizar para establecer reuniones y así evitar reuniones inesperadas fuera de lo regular para alguna de las partes.
  • Conocer en profundidad la cultura de la otra parte, facilitará la interacción, nos permitirá ajustar comportamientos y alinear expectativas a la hora de accionar.

Definir claramente objetivos, roles y responsabilidades de cada uno

Lo coordinación de un equipo que interactúa virtualmente no es tarea fácil. Cuando un equipo trabaja desde el mismo lugar físico, hay muchas inquietudes que surgen pero que se vuelven imperceptibles porque se resuelven en el momento; es cuestión de acercarse al escritorio del compañero para consultarle si él estará trabajando en determinado tema o si debemos hacerlo nosotros.

Cuando trabajamos separados físicamente, todas estas cuestiones deben estar claras desde el inicio. Comprender el objetivo que perseguimos conjuntamente y cómo cada uno contribuye al mismo nos convierte en corresponsables y nos impulsa a colaborar. A su vez, tener precisión sobre las responsabilidades sobre las actividades y los tiempos también simplifica la gestión, además de fomentar el accountability interno.

Gestionar la tecnología de forma adecuada

El éxito de la colaboración dependerá en buena medida de las herramientas tecnológicas con las que contamos y de nuestra destreza para utilizarlas, por otro.

En primer lugar, necesitamos entender qué tipo de tecnología se adaptaría mejor de acuerdo con el proyecto que estamos por emprender (si necesitaremos compartir contenidos, si realizaremos videollamadas, etc.), y realizar los requerimientos de software y hardware al área de IT con anticipación. Una vez que tengamos todo, debemos seleccionar la herramienta y canal adecuados de acuerdo con cada situación, teniendo en cuenta que cuanta más información necesitemos transmitir o recibir, mejor será un canal y herramienta que nos permitan transmitir voz e imagen.

En segunda instancia, debemos ser capaces de lidiar con estas aplicaciones y, sobre todo, resolver rápidamente los imprevistos que puedan presentarse. Debemos preparar con anticipación la interacción y si es necesario testear que las funcionalidades se desempeñen con normalidad. Y siempre, siempre, tener un plan B. Resolver esto antes nos dará la tranquilidad que necesitamos para la reunión y nos permitirá reaccionar rápidamente ante una eventualidad.

Fomentar vínculos de confianza

Al igual que en las relaciones cara a cara, la confianza en un entorno virtual está basada en ciertos aspectos que vemos en el otro y que son importantes para nosotros, como la integridad, la previsibilidad, la transparencia y las habilidades técnicas, entre otros. Cada una de estas dimensiones se hace tangible a través de actitudes, que en un equipo virtual son mucho más difíciles de trasmitir.

Para fomentar un vínculo de confianza necesitamos generar un contexto compartido entre las partes que incluya aspectos laborales y, en muchos casos y dependiendo de la cultura, también los personales pueden ayudar. Entender los antecedentes laborales de la otra parte y sus intereses, nos puede ayudar a sentirnos más cercanos y establecer un vínculo más “real” y menos virtual.

Una reunión entre todos los integrantes de un equipo o reuniones individuales en donde se aborden estos temas antes de comenzar un proyecto es un buen camino. De acuerdo con Keith Ferrazzi (“How to Build Trust on Your Virtual Team”, Harvard Business Review Video), aprovechar el impulso inicial que tiene un equipo que está iniciando el proyecto es un punto que nos puede dar una gran ventaja. Sumado a esto, tomar unos minutos de las reuniones, al comienzo o al final, también contribuye para que el acercamiento inicial no se diluya.

Paradójicamente, una buena práctica para mejorar la colaboración virtual y aumentar la confianza tiene que ver con promover encuentros en persona, los cuales pueden ser muy enriquecedores y acelerar un proceso que virtualmente puede llevar más tiempo.

En definitiva, para construir un vínculo colaborativo genuino en un equipo virtual necesitamos poner más atención a los desafíos que un formato de trabajo de este tipo conlleva. Hacerlo con anticipación nos evitará dolores de cabeza y nos ubicará más cerca del éxito. ■

Florencia Lasa
Directora de Tandem, Soluciones de Decisión.
fl@tandemsd.com