Continuous Planning, una forma distinta de planificar

Que todo cambia a un ritmo cada vez más acelerado ya no es una novedad. Y el proceso de planeamiento de una compañía debe acompañar ese rumbo. La tendencia es pasar de un modelo estático y que se hace una sola vez en el año a una planificación dinámica y continua que pueda brindar respuestas a las exigencias del entorno. ¿Cómo adaptar la compañía para que no sea necesario tomar en un momento del año, y todas juntas, decisiones que tal vez se vuelvan obsoletas rápidamente?

Como todos los años, una importante empresa de desarrollos inmobiliarios comienza en noviembre el proceso de planeamiento anual. Evalúa cuáles son los objetivos estratégicos de la compañía y define las diferentes iniciativas que llevará a cabo a lo largo del año siguiente.

Luego de dos meses de numerosas reuniones, presentaciones de los referentes de distintas áreas, discusiones, armados de presupuestos y aprobaciones en diferentes niveles, se seleccionan las iniciativas sobre las que se va a avanzar. Se decide priorizar el desarrollo del negocio residencial, ya que los datos del mercado muestran una gran oportunidad en el sector. El primer proyecto comenzará en junio del año siguiente. Falta una eternidad.

Pero el futuro siempre llega. Aunque no siempre como lo imaginamos. En junio una fuerte devaluación de la moneda dispara las tasas de los préstamos hipotecarios, lo que limita su acceso al público. ¿Qué ocurre con el plan desarrollado? ¿Continúa sin modificaciones o se comienza un nuevo proceso de planeamiento para ajustar el anterior, que llevará otros dos o tres meses?

Las organizaciones que utilizan el modelo tradicional concentran los esfuerzos que implica el proceso de planeamiento en un determinado momento del año, generalmente no mayor a dos o tres meses. Es habitual que este proceso requiera una amplia inversión de tiempo y recursos para el equipo directivo de la empresa y una energía posterior para cascadear los objetivos establecidos y mapear el camino de la compañía para el año siguiente.

Sin embargo, las empresas están inmersas en una realidad en la que deben encontrar el modo de adaptarse rápidamente. Las situaciones que desafían el modelo tradicional de planificación son:

  • Las exigencias del ambiente, como las innovaciones tecnológicas, los nuevos modelos de negocios o los cambios drásticos en el nivel y la forma de consumo, que rara vez se encuentran sincronizadas con el calendario de planeamiento de la organización.
  • La imposibilidad cada vez mayor de predecir los cambios y la velocidad con que se producen en el entorno organizacional, que dificultan la realización de los planes que prevean y respondan efectivamente a las necesidades del año siguiente.
  • Los riesgos de obsolescencia en los diferentes planes o iniciativas tan solo meses después de acordarlas, dado que las variables pueden diferir ampliamente de lo esperado.

¿Qué ocurre si tan solo un par de meses después del cierre del plan se vuelven obsoletas las iniciativas u objetivos acordados? ¿Valió la pena el esfuerzo de la compañía? ¿Cómo adaptarse a estos cambios? ¿Se sigue con el plan establecido?

A fin de poder dar una respuesta efectiva a estos desafíos, diferentes compañías están migrando ya desde hace algunos años hacia un modelo diferente de planeamiento, llamado Continuous Planning.

¿De qué se trata?

¿Qué habría ocurrido si la empresa de desarrollos inmobiliarios del ejemplo del comienzo hubiese revisado y ajustado su plan en diferentes instancias, a lo largo del año, incorporando las novedades acerca de los préstamos y el tipo de cambio?

El modelo Continuous Planning (planeamiento continuo) reemplaza la planificación anual concentrada en dos o tres meses por una serie de revisiones a lo largo del año. Esas revisiones periódicas son pautadas en función de los eventos que puedan impactar en el plan, como serían el lanzamiento de un nuevo producto de la competencia o, en el ejemplo inicial, la volatilidad del tipo de cambio. Tener en cuenta estas variables permitirá tener un constante input de información actualizada y, en base a eso, ajustar el plan o modificar sus prioridades y objetivos y el modo en que la compañía proyecta alcanzarlos.

Principales características

Precisión. Las continuas revisiones a lo largo del año permiten incorporar nueva información. Así, se gana en precisión ya que permite apoyarse más en datos concretos y menos en estimaciones.

Simplicidad. Dado que el ciclo de planeamiento se extiende todo el año, simplifica los análisis ya que el input continuo de información vuelve innecesario el desarrollo de estimaciones complejas.

Adaptabilidad. La continua actualización del plan permite que se adapte a los cambios y tiene menos riesgo de volverse obsoleto.

Foco. Lo que es prioritario para una empresa al comienzo del año no es estático. En el ejemplo del principio, para la compañía constructora resultaba fundamental aumentar su presencia en el negocio residencial; sin embargo, con el paso de los meses, dicha prioridad se modificó. Este modelo propone llevar a cabo ciclos cortos y continuos de planeamiento, priorizando en cada uno de ellos las dos o tres iniciativas más importantes en ese momento. Luego, se trata de llevarlas a cabo de principio a fin para comenzar con el próximo planeamiento en el ciclo siguiente.

Contacto con el entorno. El equipo de liderazgo debe involucrarse constantemente en el planeamiento, generando un contacto continuo con los cambios del ambiente que pueden afectar tanto a sus áreas como al resto. Se alcanza, entonces, una mirada integral que permite comprender el impacto de esos cambios en el negocio y aumentar el volumen de información que servirá como input a la hora de tomar decisiones.

No se puede cuestionar el impacto y el peso del planeamiento estratégico de una compañía. Sin embargo, el contexto nos impulsa a repensar cuál es la mejor forma de hacerlo para asegurar que nos permita alcanzar los resultados de negocio buscados. ■

Sebastián Fernández Parrau
Consultor en Tandem, Soluciones de Decisión.
sfp@tandemsd.com