{"id":1032,"date":"2022-09-05T17:21:24","date_gmt":"2022-09-05T20:21:24","guid":{"rendered":"https:\/\/tandemsd.com\/?p=1032"},"modified":"2026-04-14T09:55:33","modified_gmt":"2026-04-14T12:55:33","slug":"reuniones-inteligentes-como-usar-las-reuniones-para-tomar-decisione","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tandemsd.com\/es\/reuniones-inteligentes-como-usar-las-reuniones-para-tomar-decisione\/","title":{"rendered":"Reuniones inteligentes, \u00bfc\u00f3mo usar las reuniones para tomar decisiones?"},"content":{"rendered":"\n
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Reuniones inteligentes, \u00bfc\u00f3mo usar las reuniones para tomar decisiones?<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Una sola reuni\u00f3n en una empresa puede costar 20 mil d\u00f3lares. Algunas pautas para quedarse s\u00f3lo con las que sirven y hacerlas funcionar de verdad.<\/p>\n\n\n\n

Una reuni\u00f3n simple de 20 personas durante todo un d\u00eda le puede costar a la empresa entre 20 y 30 mil d\u00f3lares. \u00bfParece mucho? Tome su salario mensual y div\u00eddalo por 20 d\u00edas al mes. Sume 50% (47% en realidad) de cargas sociales y gastos indirectos de personal, agr\u00e9gale catering y multiplique eso por 20 personas. Si tuvo que viajar, sume pasajes y hotel. Tambi\u00e9n alquiler de sal\u00f3n, costo de teleconferencia, llamados, transportes terrestres, coordinaci\u00f3n, etc. Y esto no incluye el tiempo de preparaci\u00f3n de las presentaciones ni el costo de oportunidad.<\/p>\n\n\n\n

Las reuniones son costosas. As\u00ed, \u00bfc\u00f3mo sacar el m\u00e1ximo provecho?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Se puede utilizar las reuniones para muchas cosas, pero algunos de los usos generar\u00e1n mayor valor para el negocio; y sin duda, debe generar m\u00e1s valor que el costo que requiere para llevarse a cabo. Se pueden distinguir tres motivos diferentes para generar una reuni\u00f3n:<\/p>\n\n\n\n

C: Reuniones o momentos de Comunicaci\u00f3n: <\/strong>por lo general se trata de presentaciones top-down sobre temas ya resueltos que requieren ser cascadeados al equipo o al resto de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

I: Reuniones o momentos de Informaci\u00f3n: <\/strong>reuniones o momentos dentro de una reuni\u00f3n, para obtener informaci\u00f3n, o indagar sobre un resultado, avance o tema espec\u00edfico. Suelen tomar el formato de staff meetings donde se indaga y se comparte informaci\u00f3n de avance de diferentes aspectos del negocio.<\/p>\n\n\n\n

D: Reuniones de Decisi\u00f3n<\/strong>: se busca no solo debatir un tema de negocios sino tambi\u00e9n llegar a un acuerdo definiendo un curso de acci\u00f3n asegurando el compromiso para que se ejecute seg\u00fan lo acordado.<\/p>\n\n\n\n

Los tres contactos son importantes pero parecer\u00eda ser que los dos primeros (comunicaci\u00f3n e informaci\u00f3n) podr\u00edan lograrse sin requerir siempre de los costos de una reuni\u00f3n (mail, llamado, memo, pedido de informaci\u00f3n, reporte de status, etc.). Si bien siempre es preferible una reuni\u00f3n cara a cara, frente a la escasez de tiempo, los dos primeros podr\u00edan ser reemplazados por otros canales con muy baja p\u00e9rdida de valor.<\/p>\n\n\n\n

En cambio, los momentos de decisi\u00f3n, por la interacci\u00f3n que requieren, son dif\u00edciles de reemplazar por otro canal. Utilizando las pocas reuniones para la toma de decisiones es como mejor se repaga el tiempo invertido.<\/p>\n\n\n\n

Factores clave para s\u00f3lo quedarse con reuniones de decisi\u00f3n en la empresa<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Ahora, \u00bfc\u00f3mo asegurar que, en nuestra empresa, las reuniones se utilicen efectivamente para ese fin? Sugiero cinco factores a tener en cuenta, y en este orden:<\/p>\n\n\n\n

1) La reuni\u00f3n correcta.<\/strong> Asegure que cada reuni\u00f3n tenga un objetivo claro. Debe estar definido si se trata de una reuni\u00f3n de decisi\u00f3n, de comunicaci\u00f3n o de informaci\u00f3n. Si fuera una reuni\u00f3n mixta, la agenda debe estipular de antemano qu\u00e9 \u00edtem es de cada tipo para minimizar los tiempos de comunicaci\u00f3n e Informaci\u00f3n y permitir que los participantes se puedan preparar para los \u00edtems de decisi\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

2) Las decisiones correctas. <\/strong>La agenda de la reuni\u00f3n debe especificar con claridad y antelaci\u00f3n qu\u00e9 decisiones se tomar\u00e1n, cu\u00e1les ya fueron tomadas y cu\u00e1les no ser\u00e1 necesario tomar en este momento. Este punto parece obvio, pero a los seres humanos nos encanta debatir y mostrar nuestro punto de vista sobre decisiones ya tomadas, y cuando no lo hacemos, tal vez por su simplicidad, preferimos ponernos a trabajar en asuntos de mayor detalle que a\u00fan no requieren atenci\u00f3n inmediata. Esta aclaraci\u00f3n parece obvia pero es clave para ordenar la discusi\u00f3n y enfocar al equipo en las decisiones prioritarias que agregan mayor valor.<\/p>\n\n\n\n

3) El momento correcto. <\/strong>La reuni\u00f3n debe realizarse en el momento del calendario donde es importante que se tomen las decisiones que la componen. Al tener en claro qu\u00e9 decisiones se tomar\u00e1 en cada reuni\u00f3n, y al saber cu\u00e1ndo conviene encarar cada decisi\u00f3n clave del negocio, ser\u00e1 mucho m\u00e1s simple revisar las fechas y el calendario anual de reuniones que conforman la rutina de gesti\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

4) Las personas correctas. <\/strong>Una vez definido el tipo de reuni\u00f3n, su alcance y el momento para tenerla, ser\u00e1 importante definir a qui\u00e9n invitar, y a qui\u00e9n no. Si utiliza alg\u00fan m\u00e9todo de asignaci\u00f3n de roles de decisi\u00f3n como el RAPID, el RACI o alguno similar, aseg\u00farese que en la reuni\u00f3n s\u00f3lo participen las personas que tienen capacidad de asignar recursos, los decisores, y la persona que puede presentar las alternativas para que los decisores elijan (solo la R y la D en RAPID por ejemplo). Se ver\u00e1 tentado a invitar a m\u00e1s gente a la reuni\u00f3n para que ‘est\u00e9n informados’, pero casi siempre habr\u00e1 maneras mucho m\u00e1s eficientes de informarlos que invit\u00e1ndolos a la reuni\u00f3n. El ‘For Your Info’ o ‘invitarlo por las dudas’ tiene un costo alt\u00edsimo. Muchas veces tambi\u00e9n se invita a participantes no tan involucrados por ahora para que ‘se vayan formando’, para que aprendan y vean a los decisores en acci\u00f3n; pero \u00bfqu\u00e9 costo tiene eso? Seguro no es nulo. \u00bfNo habr\u00e1 otra alternativa mejor para formar a esas personas que sumarlas al momento m\u00e1s importante de la gesti\u00f3n de una empresa?<\/p>\n\n\n\n

5) La anticipaci\u00f3n correcta.<\/strong> Por \u00faltimo, aseg\u00farese que los participantes puedan tomar una decisi\u00f3n y comprometerse a ella dentro de la reuni\u00f3n. Para esto al menos hay dos aspectos clave a considerar: Primero: recuerde que ‘Las decisiones son enemigas de las sorpresas’. Si quiere sorprender probablemente ese d\u00eda no se decida nada. Si quiere que se tomen decisiones, comparta antes la informaci\u00f3n clave, para que el decisor pueda validarla, cuestionarla, compartirla o tal solo pensar en las alternativas. Segundo: aseg\u00farese de que a los decisores les lleguen alternativas y no una \u00fanica soluci\u00f3n. La soluci\u00f3n \u00fanica fomenta la venta de ideas. Las alternativas, por el contrario, ampl\u00edan el an\u00e1lisis, favorecen la objetividad y transfieren el poder de decisi\u00f3n a quien verdaderamente debe decidir.<\/p>\n\n\n\n

Si tiene en cuenta estos cinco puntos para definir qu\u00e9 reuniones se hacen en su empresa y cu\u00e1les se dejan de hacer, seguramente lograr\u00e1 un mejor aprovechamiento del tiempo de su gente, una mayor efectividad en las decisiones y un mayor compromiso sobre los acuerdos.<\/p>\n\n\n\n

Para asegurar que esto suceda, tiene aqu\u00ed algunas preguntas de control que puede hacerse al momento de entrar a una reuni\u00f3n. Todas las respuestas deber\u00edan ser afirmativas si se trata de una reuni\u00f3n de decisi\u00f3n:<\/p>\n\n\n\n

Preguntas de control<\/strong><\/p>\n\n\n\n

1) \u00bfTiene en claro para qu\u00e9 vino? \u00bfSabe si es una reuni\u00f3n D (de Decisi\u00f3n), C (de Comunicaci\u00f3n) o I (de Informaci\u00f3n)?<\/p>\n\n\n\n

2) \u00bfSabe cu\u00e1les son las decisiones que se deber\u00edan tomar, las ya tomadas y las que no se van a tomar hoy?<\/p>\n\n\n\n

3) \u00bfSabe con qu\u00e9 rol va a participar y c\u00f3mo va a agregar valor en esta reuni\u00f3n? \u00bfTiene algo mejor que hacer?<\/p>\n\n\n\n

4) \u00bfEst\u00e1n las personas que deber\u00edan estar? \u00bfAlguien falta? \u00bfAlguien sobra?<\/p>\n\n\n\n

5) \u00bfComparti\u00f3 o recibi\u00f3 informaci\u00f3n como para prepararse? Si alguien se va a sorprender hoy es probable que no se tomen decisiones.<\/p>\n\n\n\n

6) \u00bfEs viable el tiempo pautado para no s\u00f3lo debatir sino para tomar decisiones, asegurar acuerdos ejecutables?<\/p>\n\n\n\n

Si alguna de las respuestas es ‘NO’ lev\u00e1ntese y v\u00e1yase. Seguro tiene algo mejor que hacer. Si la reuni\u00f3n pas\u00f3 el control inicial, probablemente tendr\u00e1 una reuni\u00f3n efectiva, orientada a tomar decisiones, con mayores chances de asegurar compromisos para la ejecuci\u00f3n e impactar con m\u00e1s potencial los resultados del negocio. <\/p>\n\n\n\n

Gast\u00f3n Francese
<\/strong>Socio de Tandem.
gf@tandemsd.com<\/a><\/p>\n

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