{"id":971,"date":"2022-08-20T15:59:27","date_gmt":"2022-08-20T18:59:27","guid":{"rendered":"https:\/\/tandemsd.com\/?p=971"},"modified":"2026-04-14T09:55:35","modified_gmt":"2026-04-14T12:55:35","slug":"reuniones-estupidas-como-eliminarlas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tandemsd.com\/es\/reuniones-estupidas-como-eliminarlas\/","title":{"rendered":"Reuniones est\u00fapidas, \u00bfc\u00f3mo eliminarlas?"},"content":{"rendered":"\n
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Reuniones est\u00fapidas, \u00bfc\u00f3mo eliminarlas?<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Muchas veces las reuniones son utilizadas como una pasarela de egos donde los participantes intentan exhibirse, y al mismo tiempo, cuidarse de no ser devorados. \u00bfC\u00f3mo se pueden eliminar estas reuniones est\u00fapidas y s\u00f3lo quedarse con aquellas productivas?<\/p>\n\n\n\n

Cada vez m\u00e1s ejecutivos y colaboradores de empresas se quejan del tiempo que demandan las reuniones. Calendarios repletos de reuniones largas y programadas con cada vez m\u00e1s antelaci\u00f3n, agendas y horarios dif\u00edciles de cumplir, y acuerdos que, a\u00fan firmados con sangre, no se terminan cumpliendo. Sin embargo, parece que no podemos operar sin ellas. Las reuniones parecieran ser, en las empresas de hoy, un mal necesario. \u00bfQu\u00e9 solemos hacer?: Primero vemos a cu\u00e1l de las reuniones que tenemos agendadas en simult\u00e1neo no asistimos, enviamos a otro o simplemente faltamos. Y segundo, en la sala de la reuni\u00f3n que s\u00ed asistimos, tratamos de tener dos o tres reuniones a la vez: una por mail, otra por WhatsApp y la tercera, si es que queda algo de foco, la de la sala en la que estamos f\u00edsicamente.<\/p>\n\n\n\n

Mucho se ha invertido en tratar de tener reuniones m\u00e1s eficientes: reglas de comportamiento, carteles recordatorios con las pautas que ya todos conocemos, herramientas, formularios, asignaci\u00f3n de time-keepers o rigurosos facilitadores. En los \u00faltimos a\u00f1os, se desarrollaron distintas herramientas muy \u00fatiles para celebrar reuniones eficientes y evitar la ‘reunionitis’.<\/p>\n\n\n\n

Estas pr\u00e1cticas nos sirven puertas adentro, una vez que ya hemos sido atrapados por la invitaci\u00f3n a la reuni\u00f3n. En este art\u00edculo, nos proponemos ir un paso m\u00e1s all\u00e1: c\u00f3mo detectar las reuniones innecesarias (para eliminarlas) y c\u00f3mo convertir las reuniones necesarias en encuentros efectivos de decisi\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Reuniones est\u00fapidas vs. Reuniones inteligentes<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Muchas discusiones durante las reuniones est\u00e1n basadas en las personas, sus historias, sus intereses personales o sus intenciones pol\u00edticas, todo enmascarado bajo alg\u00fan pretexto de negocio. Las reuniones dominadas por egos son agotadoras, largas e improductivas. Se pasa m\u00e1s tiempo mirando hacia atr\u00e1s y criticando lo que otros hicieron que mirando hacia adelante y definiendo rumbos. Yo las llamo a \u00e9stas ‘reuniones de personas’ o simplemente ‘reuniones est\u00fapidas’.<\/p>\n\n\n\n

Por el contrario, las reuniones que miran hacia el futuro, que tratan las decisiones que afectar\u00e1n el negocio y que desaf\u00edan la manera de agregar valor, no solo ser\u00e1n mucho m\u00e1s productivas en t\u00e9rminos de negocio, sino que tambi\u00e9n suelen ser mucho m\u00e1s cortas y generan acuerdos m\u00e1s s\u00f3lidos de cambio. Yo las llamo a estas \u00faltimas ‘reuniones de decisi\u00f3n’ o simplemente ‘reuniones inteligentes’ (Smart Meetings).<\/p>\n\n\n\n

Las reuniones de personas suelen reconocerse f\u00e1cilmente no solo por la duraci\u00f3n, sino tambi\u00e9n porque los egos las rigen. Los s\u00edmbolos de poder suelen estar claros y presentes, y los esfuerzos est\u00e1n orientados a tratar de salir lo mejor parados posibles de esa arena romana. Por lo general, en este tipo de reuniones no queda claro si lo que se est\u00e1 evaluando es un proyecto espec\u00edfico o a la persona que lo presenta. Por lo general, las presentaciones parecen exhibiciones vendedoras para tratar de convencer a alguien. Este esfuerzo comercial, esta l\u00f3gica de compra-venta, no tendr\u00eda mayor problema si no fuera que, por lo general, en estas situaciones se termina aprobando los proyectos mejor vendidos, y no necesariamente los mejores proyectos.<\/p>\n\n\n\n

Powerpoints interminables, repletas de animaciones, videos explicativos, m\u00fasica, ploteos, impresiones de todo tipo y color y sobre todo, infinidad de backups, son algunos de las caracter\u00edsticas de estas reuniones. Infinita parecer\u00eda ser la creatividad, el tiempo -y el presupuesto- para lograr la venta.<\/p>\n\n\n\n

Pero \u00bfes necesario vender ideas dentro de la organizaci\u00f3n? La competitividad por recursos puede ser un gran mecanismo motivador hacia afuera de la empresa, pero muchas veces, hacia adentro, no parece ser el m\u00e9todo m\u00e1s efectivo, y sin duda no es el m\u00e1s eficiente.<\/p>\n\n\n\n

C\u00f3mo reconocer reuniones est\u00fapidas<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Si bien las costumbres var\u00edan seg\u00fan la organizaci\u00f3n, en general, hay dos tipos claros de reuniones est\u00fapidas que se repiten con mucha frecuencia.<\/p>\n\n\n\n

El vendedor rotativo.<\/strong> Por lo general son reuniones largas, de un d\u00eda o medio d\u00eda de duraci\u00f3n, donde varios ‘expositores’ desfilan frente a un equipo de ‘revisores’ que est\u00e1 sentado todo el d\u00eda viendo pasar a los diferentes vendedores de ideas, escuchando las presentaciones e intentando hilar y dar sentido a todo lo recibido. Algunas empresas las llaman Reuniones mensuales (Monthlies), Sesiones de revisi\u00f3n, Sesi\u00f3n de comit\u00e9, Revisi\u00f3n de proyectos, marcas, productos, etc. Sea cual fuere el nombre, la din\u00e1mica es la de un vendedor ambulante tratando de vender algo a un comprador. La mesa en forma de U es t\u00edpica en estos formatos y, claro est\u00e1, la l\u00f3gica de poder rige el lugar donde se sienta cada uno.<\/p>\n\n\n\n

El comprador simult\u00e1neo.<\/strong> Este es un formato de reuniones de compra-venta bien diferente. Por lo general m\u00e1s frecuentes y m\u00e1s cortas (de una a tres horas de duraci\u00f3n), donde un equipo de la misma \u00e1rea es interpelado en secuencia por su jefe. Las podemos encontrar bajo el nombre de Staff Meetings, reuniones de status, reuni\u00f3n semanal (Weeklies) o directamente se la conoce por el nombre del d\u00eda en que se suelen hacer: la reuni\u00f3n de los lunes.<\/p>\n\n\n\n

Si bien el formato es diferente al anterior, sigue presente la l\u00f3gica de compra-venta. Si bien en este caso un solo comprador en simult\u00e1neo recibe a varios vendedores y los va interpelando uno a uno, se suele tambi\u00e9n mirar m\u00e1s hacia atr\u00e1s que hacia adelante, se buscan aprobaciones y se intenta evitar quedar expuesto frente los pares por alg\u00fan incumplimiento.<\/p>\n\n\n\n

Las reuniones de decisi\u00f3n: la sinapsis en un cerebro organizacional<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Como en todo proceso org\u00e1nico el \u00e9xito del comportamiento del organismo radica en la coordinaci\u00f3n entre las partes que lo componen; en las interacciones y conexiones que lo hacen un todo: las sinapsis.<\/p>\n\n\n\n

El sistema de gobierno o sistema de decisi\u00f3n de una empresa (su cerebro) requiere de la participaci\u00f3n coordinada de diferentes componentes que al aportar sus conocimientos y perspectivas complementarias generar\u00e1n una decisi\u00f3n de un valor superior.<\/p>\n\n\n\n

Una decisi\u00f3n podr\u00eda tomarse de manera individual, en el interior de la mente de una sola persona y sin participaci\u00f3n alguna de terceros, pero sin duda alguna, una decisi\u00f3n grupal es en muchas maneras superior a una decisi\u00f3n individual. Una mayor riqueza de visi\u00f3n, una mayor diversidad creativa y un marcado compromiso posterior son algunas de las caracter\u00edsticas que hacen que la calidad de una decisi\u00f3n grupal sea con frecuencia superior a la de una individual.<\/p>\n\n\n\n

Por el contrario, las decisiones individuales suelen ser m\u00e1s r\u00e1pidas y requieren menos coordinaci\u00f3n. Para capturar su valor, es clave entrenar la toma de decisiones grupales para que su velocidad se acerque a las decisiones individuales.<\/p>\n\n\n\n

Los v\u00ednculos entre las partes deben asegurar una correcta transmisi\u00f3n de informaci\u00f3n existente y generaci\u00f3n de nueva informaci\u00f3n que materialice la complementariedad y los acuerdos. Esta sinapsis se suele conformar de dos maneras, en funci\u00f3n de la rigidez o flexibilidad cultural de la organizaci\u00f3n. En los extremos ser\u00eda:<\/p>\n\n\n\n

En culturas r\u00edgidas: a trav\u00e9s de procedimientos.<\/strong> Las partes tienen par\u00e1metros de conexi\u00f3n definidos por el procedimiento y s\u00f3lo utilizan los encuentros para pasar la posta de una etapa a otra.<\/p>\n\n\n\n

Las reuniones son instancias de aprobaci\u00f3n (portones o gates) dentro de un proceso mayor. Generalmente funcionan muy bien en organizaciones con culturas formales r\u00edgidas, con fuertes or\u00edgenes de empresa manufacturera o en situaciones m\u00e1s operativas.<\/p>\n\n\n\n

En estos casos, si la empresa opera con una l\u00f3gica de compra-venta de ideas, el equipo revisor se convierte en un guardi\u00e1n (gatekeeper) que ejerce un poder de veto dejando pasar o rebotando las propuestas que le son presentadas en base al cumplimiento de los par\u00e1metros o procedimientos.<\/p>\n\n\n\n

En cambio, estas mismas reuniones de port\u00f3n en una l\u00f3gica de decisi\u00f3n, implicar\u00e1 que los presentadores no vender\u00e1n su proyecto sino que deber\u00e1n traer diferentes alternativas, sopesadas y evaluadas, para que los revisores puedan ejercer su verdadero y completo poder de decisi\u00f3n eligiendo una entre varias.<\/p>\n\n\n\n

En culturas flexibles: a trav\u00e9s de reuniones.<\/strong> La debilidad de los procesos internos hace que los colaboradores terminen utilizando a las reuniones para forzar a las partes a juntarse y buscar convergencia. Una reuni\u00f3n de decisi\u00f3n, si est\u00e1 bien preparada y coordinada, puede permitir que los participantes expresen puntos de vista, acuerden criterios entre ellos, propongan alternativas y alcancen una visi\u00f3n unificada.<\/p>\n\n\n\n

La l\u00f3gica de compra-venta en estas culturas de baja rigurosidad, fomentar\u00e1 que cada presentador amolde su presentaci\u00f3n al formato que mejor le convenga para su venta intentando sorprender o asombrar a los revisores; y en el mejor de los casos hasta llevarse un aplauso, sin importar tanto la calidad real del proyecto que est\u00e9n proponiendo. En este formato no hay l\u00edmite para la venta, ni tampoco para la exhibici\u00f3n vendedora o para el intento de sorprender. Existe una m\u00e1xima en la disciplina de toma de decisiones: ‘Las decisiones son enemigas de las sorpresas’. Si uno busca que se tomen decisiones, sorprender a otro probablemente s\u00f3lo generar\u00e1 una reacci\u00f3n defensiva, un intento de demorar o posponer la decisi\u00f3n, al menos hasta que lo pueda pensar mejor o revisar con otros.<\/p>\n\n\n\n

En una l\u00f3gica organizacional de decisi\u00f3n, estas reuniones deber\u00e1n estar organizadas de forma tal que los participantes no se sorprendan, reciban la informaci\u00f3n clave de antemano y hayan tenido la chance de revisarla con otras personas involucradas en la decisi\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Diferenciar las reuniones de personas de las reuniones de decisi\u00f3n ser\u00e1 el primer paso para identificar aquellas reuniones que s\u00ed agregan valor. Ahora, para depurar finalmente nuestras rutinas de gesti\u00f3n, la clave estar\u00e1 en lograr romper con la l\u00f3gica de compra-venta, evitar las sorpresas en las reuniones y asegurar que en las reuniones se tomen decisiones que agreguen valor de verdad en el negocio.<\/p>\n\n\n\n

Gast\u00f3n Francese
<\/strong>Socio de Tandem.
gf@tandemsd.com<\/a><\/p>\n

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