Liberamos 1 hora diaria de rutinas en todos los niveles de una empresa de consumo masivo, reduciendo más de 30% de horas en reuniones al año a través de focalizar las rutinas en la toma de decisiones y acompañarlos en la adopción de nuevos hábitos. Para entender la situación actual y definir hacia donde queríamos ir, utilizamos nuestro índice de agilidad de rutinas que incluye 4 componentes: Foco, Productividad, Simplicidad y Brevedad. 

Contexto

Las organizaciones suelen sufrir de reunionitis y un sistema de rutinas deficiente puede demorar y complejizar innecesariamente la toma de decisiones con su consiguiente impacto en los resultados del negocio. Asimismo, la cantidad de horas destinadas a reuniones puede atentar contra la productividad y la motivación de los colaboradores.  

La compañía con la que trabajamos acababa de evolucionar su estructura organizacional hacia un modelo de red y estaba teniendo desafíos en la interacción y conexión entre las áreas. Esto impactaba directamente en la cantidad de horas que pasaban en reuniones, en la falta de eficiencia en la toma de decisiones y generación de acuerdos, en reuniones sobrepobladas con participantes “por las dudas’ y, en consecuencia, en sobrecarga de las personas. 

Abordaje

Diseñamos un sistema flexible y simple que ponía foco en los temas relevantes del negocio considerando parámetros de eficiencia que eran necesarios para la unidad operativa. 

Para lograr esto, analizamos las decisiones críticas de todas las funciones que -por su impacto, repetición o ambigüedad -era importante revisar y, en un equipo mixto con el cliente, definimos quiénes deberían participar. 

En función de su complejidad, impacto y frecuencia armamos el mapa de rutinas de gestión de principio a fin (end-to-end) con foco en la toma de decisiones. Asimismo, diseñamos otros tipos de rutinas con objetivos de exploración, coordinación, comunicación e información que complementaban el modelo. 

Diseñamos una forma de operar en las rutinas que incluía plantillas uniformes para dar soporte al proceso de decisión y así optimizar el tiempo de cada encuentro. Se acordaron los comportamientos que debían fomentarse en cada una de las reuniones para que el cambio se adoptara y capacitamos a todos los actores clave en el proceso.

Resultado

Como resultado, se redujeron de 100mil a 70mil horas en reuniones anuales de la organización y se ahorró un costo asociado de varios millones de dólares. Además, se enfocó el tiempo de las personas a las tareas que generaban más valor y todos los colaboradores ganaron una hora diaria para utilizar más productivamente. Como consecuencia adicional, la encuesta de engagement de fin de año mostró un impacto directo en el compromiso de las personas aumentando en más de un 5%.