Las reuniones han adquirido un papel central en los modelos de gestión de las mayorías de las organizaciones. Sin embargo, el incremento en la cantidad de reuniones ha dado lugar a lo que se ha denominado «reunionitis», un síntoma que afecta a muchas empresas, caracterizado por la excesiva frecuencia, duración y cantidad de participantes en las reuniones. Este síndrome está afectando la productividad, la calidad de las decisiones y la satisfacción de los equipos.

Toda compañía sabe que las reuniones representan el mejor momento para que los equipos colaboren, compartan información y tomen decisiones. Sin embargo, estos encuentros también pueden ser una pérdida de tiempo si no están bien planificados y ejecutados.

Una encuesta de Harvard Business Review¹ señala cuál es el pensamiento que los líderes de grandes empresas tienen sobre las reuniones: el 71% sostiene que en su organización son improductivas o ineficaces; el 65% dice que impiden hacer el trabajo propio, el 64% afirma que esos encuentros van en detrimento de la reflexión profunda, y finalmente el 62% cree que en las reuniones se pierden oportunidades de acercar al equipo. 

Para lograr que las decisiones fluyan, que se haga un uso eficiente del tiempo de los ejecutivos y se logre un impacto positivo en el engagement de los colaboradores, hay que cambiar el foco y pensar en las rutinas que son necesarias para acompañarlas. A partir de nuestra experiencia recomendamos poner el foco en 4 aspectos:

1. Conectar las rutinas con las decisiones clave: el primer paso para optimizar el sistema de reuniones es alinear los objetivos de negocio con las decisiones y las rutinas. Esto implica identificar de manera clara y precisa cuáles son las decisiones fundamentales que deben tomarse para alcanzar los objetivos estratégicos. Una vez identificadas, es necesario diseñar las rutinas y reuniones específicas que permitan tomar esas decisiones de forma efectiva. Por ejemplo, si una empresa tiene que tomar una decisión de ajuste de precio de su producto, se debe definir: ¿quiénes participan en esa decisión? ¿Con qué frecuencia se toma? ¿La toman de forma offline o forma parte de una rutina?

2. Optimizar las rutinas según el propósito que persiguen: cada reunión debe tener un propósito definido que se ajuste a las necesidades y objetivos específicos de la organización. Algunos propósitos comunes pueden ser la toma de decisiones, la exploración de alternativas o la comunicación de decisiones tomadas. Al enfocar las reuniones hacia estos objetivos específicos, se evita desperdiciar tiempo en temas irrelevantes y se logra una mayor eficiencia en la gestión del mismo. De esta manera, según el propósito del encuentro cambian la preparación previa, los invitados, la duración y la dinámica. Por ejemplo, no recomendamos ir a una reunión de decisión a explorar alternativas. Las reuniones de decisión tienen por objetivo converger y generalmente requieren que la exploración y generación de alternativas suceda antes. Por el contrario, si el propósito de la reunión es de exploración o de comunicación, no buscaremos irnos de la reunión con una decisión tomada.

3. Interconectar las rutinas en función al proceso de decisión: es crucial entender cómo se relacionan y se complementan las distintas rutinas y reuniones dentro del proceso de toma de decisiones. Esto implica asegurar que la información fluya adecuadamente entre las diversas instancias, evitando la redundancia y optimizando la comunicación. Además, se deben establecer calendarios que aseguren un orden lógico en la toma de decisiones y evitar solapamientos innecesarios. Aquí se puede ver un ejemplo claro: diseñar las rutinas pensando en que las Decision Points de cada área ocurran previo a la Decision Point del equipo de liderazgo de la organización, para que a esta última se llegue con las decisiones que requieren escalar, o bien, con aquellas cross función. También debe considerarse el objetivo que se está buscando y entender la cadencia necesaria: si hay una decisión que influye a otra, esa rutina debe tener lugar antes. Es decir, si la reunión de precios influye en la de planeación, que suceda primero la de precios y no al revés.

4. Diseñar lo que debe ocurrir antes, durante y después de cada reunión: la preparación previa a las reuniones es esencial para asegurar una gestión óptima. Definir objetivos claros, elaborar la agenda, asignar roles a los participantes y circular la información necesaria con antelación contribuyen a tener reuniones más productivas y enfocadas en la toma de decisiones clave. Durante la reunión, es importante mantener el propósito establecido y buscar acuerdos efectivos. Después de la misma, un seguimiento adecuado y la ejecución de los acuerdos alcanzados permiten cerrar el ciclo y asegurar la efectividad de las decisiones tomadas. Esta definición se observa claramente en este ejemplo: para el antes de la reunión se puede hacer una agenda con el resumen de todos los temas que se debatirán, explicando el momento y las funciones de los participantes, y enviar un paquete de decisiones​ que incluya toda la información necesaria previa para tomar la decisión (contexto, objetivo prioritario, alternativas, cuadro de incertidumbres y riesgos) y preread (resumen de la información clave de negocio, como KPIs, progreso de iniciativas, performance, lecciones aprendidas y próximos pasos).​ Luego, para el durante de la reunión, es posible emplear una herramienta de roles administrativos y métodos de decisión y acuerdo​ que permita mantener el propósito, buscar acuerdos y resumir lo que se ha hecho en la rutina y las decisiones tomadas, los próximos pasos y las acciones pendientes. Y finalmente, para el post de la reunión, se pueden realizar documentos de soporte con el fin de formalizar acuerdos y compartir información. También se lleva a cabo un seguimiento del cumplimiento de acuerdos, monitoreo de acciones y sus resultados.

Productividad y valor

Diversos proyectos que llevamos a cabo en Tandem nos permiten afirmar que la implementación de un sistema de rutinas centrado en la toma de decisiones puede generar ahorros del 32% en el tiempo de los colaboradores cada año, así como reducciones del 20% en el número total de reuniones y del 25% al 44% en la duración promedio de los encuentros. Estas cifras impactan de manera positiva en el engagement de las personas cuando ven que se hace un uso productivo de su tiempo.

Asimismo, estos resultados demuestran que, si se cuenta con un modelo de gestión enfocado en la toma de decisiones clave y en el diseño óptimo de las rutinas, se puede tener un impacto significativo en la productividad y el valor capturado por las empresas. Al reducir la cantidad de reuniones innecesarias, el tiempo invertido y la cantidad de participantes, se obtienen importantes ahorros en tiempos y recursos. Además, se logra una mayor agilidad en la toma de decisiones, lo que permite responder de forma más rápida y efectiva a los desafíos y oportunidades que se presentan en un entorno dinámico y complejo.

Federico Esseiva
Socio de Tandem
fe@tandemsd.com

1. Perlow, L., Hadley, C., Eun, E. (2017). Stop the meeting madness. Harvard Business Review. Disponible en: https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness?ab=at_art_art_1x4_s03 ↩︎