Mejoras en la gestión de rutinas para agilizar la toma de decisiones

Junto a una compañía de consumo masivo, diseñamos un sistema de rutinas que permitió reducir el exceso de reuniones y enfocar el tiempo en las decisiones clave.

La Agilidad como impulsor del crecimiento exponencial
Agilizar la gestión es un requisito mínimo y necesario para poder operar en contextos cambiantes y volátiles. Entre los diferentes elementos que hacen a la Agilidad, el dinamismo de procesos y rutinas resulta fundamental para poder tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso. En este sentido, las organizaciones deberían medir con precisión la agilidad de sus rutinas de gestión, para realizar los cambios necesarios que contribuyan a alcanzar el potencial de crecimiento deseado.

El problema por resolver:
La toma de decisiones de la compañía se veía seriamente demorada e innecesariamente complejizada por una débil organización de sus rutinas. Como efecto asociado, gran parte del staff y los tomadores de decisiones pasaban muchas horas en reuniones ineficaces que les restaban productividad, extendían su jornada laboral, desgastaba el engagement y generaban costos añadidos.

Qué hicimos:

  1. Definición del problema. Detectamos la necesidad de sumar agilidad a la organización de rutinas para facilitar que las decisiones se tomen en tiempo y forma. Específicamente, se generaban demasiadas reuniones, con muchos participantes, perdiendo el foco en los temas estratégicos del negocio -muchas de ellas, por ejemplo, se utilizaban para revisar resultados obtenidos en lugar de mirar hacia adelante y tomar decisiones-.
  2. Análisis de oportunidades. En nuestro diagnóstico también encontramos que podía mejorarse la interconexión de las reuniones, en tanto algunos temas se abordaban en diferentes encuentros y otros directamente no se trataban. Además, la planificación de las reuniones muchas veces no era la más adecuada para que los resultados de una sirvieran como input de otra.
  3. Mapeo de situación inicial. Para encarar una propuesta de mejora, primero buscamos entender en profundidad cada rutina, incluyendo sus objetivos, agenda, dinámica, participantes, frecuencia, como así también las interacciones críticas, correlaciones y estructura general.
  4. Diseño de nuevo sistema. A partir de las oportunidades identificadas y la comprensión de las decisiones clave, diseñamos un nuevo sistema de rutinas que aportara mayor efectividad intra e inter-reuniones para eliminar redundancias y duplicaciones, y asegurar que el orden y la conexión entre reuniones sea la adecuada para acompañar los procesos del negocio.
  5. Definición de participantes. Como parte de esta transformación, readecuamos el número de colaboradores que debía participar en los encuentros, teniendo en cuenta las decisiones que implicaba cada reunión.
  6. Estandarización de herramientas. Además, adecuamos plantillas e incorporamos otras herramientas para ayudar a mejorar la efectividad de cada reunión y registrar y dar seguimiento adecuado a los acuerdos alcanzados.

Cuál fue el impacto:

  • Se eliminaron más de 400 reuniones por año.
  • Se redujeron de 20 mil a 10 mil las horas de reuniones anuales en todo el staff.
  • Se ahorraron 8 millones de dólares anuales en costos relacionados con las reuniones innecesarias.
  • Se recuperó un 30% más de tiempo para la toma de decisiones.
  • Se reenfocaron los talentos a las tareas que generaban más valor.
  • Todos los miembros de la organización ganaron una hora de tiempo por día.
  • Como resultados asociados, se logró un empoderamiento de los mandos medios y bajos para la toma de decisiones, se incrementó la agilidad y se fortaleció el compromiso de todo el staff.