El foco en crecimiento está en la agenda de la mayoría de las compañías, pero la presión de costos es cada vez mayor, sobre todo en períodos de recesión o incertidumbre general como el actual. ¿Cómo reducir costos sin impactar en las actividades de valor? ¿Cómo sostener el crecimiento con una mirada de eficiencia?

Muchas veces los esfuerzos de reducción de costos no planificados o acelerados pueden afectar las capacidades de diferenciación de las organizaciones convirtiéndose en un problema nuevo más que en una solución. Al mismo tiempo, frecuentemente se logran liberar fondos que no se aplican productivamente en otros destinos.

El enfoque de gestión de costos Closed-Loop es una manera de administrar eficientemente los costos para reinvertir los recursos rápidamente en la generación de ventajas competitivas y apoyar el crecimiento. ¿Por qué Closed-Loop? Porque una vez implementado el sistema se generan mecanismos de seguimiento, monitoreo y ajustes que permiten ‘cerrar el bucle’ y asegurar un ciclo de eficiencia continuo.

Este enfoque busca alcanzar la visibilidad total de los gastos operativos a lo largo de las unidades de negocio de una organización en un nivel detallado y explorar cómo el dinero puede ser gastado de manera más eficiente y agregando valor.

Los principales componentes

En nuestra experiencia, hay tres componentes esenciales para lograr la adopción de este modelo:

Transparencia. Crear visibilidad completa de los gastos con una categorización orientada a la gestión de compras en lugar de una categorización financiera correspondiente al centro de costo donde se imputan. De esta forma es mayor la probabilidad de identificar oportunidades de reducción de costos a través de mejores negociaciones de precio, políticas de consumo más optimizadas y mayor eficiencia operacional.

Adicionalmente, recomendamos adoptar la metodología zero-based budgeting (ZBB) a través de la cual los dueños de los presupuestos inician de cero cada año, permitiendo remover costos innecesarios y crear pronósticos detallados. Así los ahorros pueden ser direccionados hacia actividades de mayor valor.

Accountability. El enfoque define responsabilidades dentro del c-level para cada categoría de costos. De esta forma, cada responsable negocia con las unidades de negocio las mejores maneras de planificar y consumir los gastos y acuerdan mecanismos de monitoreo y ajuste. De esta manera el proceso de control se convierte en un ciclo de mejora continua.

Esto genera una tensión positiva que estimula el trabajo en equipo alrededor de la gestión presupuestaria. El principio general es que las personas traten al dinero de la compañía como propio, mejorando los comportamientos en todos los niveles de la organización.

Agilidad. Modificar los hábitos de la compañía hasta adoptar una filosofía de gestión eficiente de costos. Los empleados deberán cuestionarse continuamente la necesidad de un gasto. Estos no son cambios menores y será vital aplicar programas de comunicación y gestión del cambio para lograrlo. Los resultados no se alcanzarán sin el compromiso de la alta dirección y la comprensión de todos los empleados de la necesidad de transformación y su impacto a nivel individual.

Seis pasos para implementarlo

El enfoque de Closed-Loop se consigue implementar siguiendo una metodología de seis pasos:

1. Visibilidad: analizar a detalle ‘quién gasta qué y en qué’ a partir de la información presupuestaria.
2. Identificación del valor: definir políticas de gastos e iniciativas de compras para reducir tanto el precio como el consumo.
3. Dueños de categorías: crear las matrices de accountability para asignar claramente la responsabilidad cruzada sobre cada gasto.
4. Zero-based budgeting: presupuestar anualmente desde cero exponiendo y eliminando gastos improductivos.
5. Ejecución de compras: ejecutar iniciativas de abastecimiento estratégico que permitan materializar las reducciones con los proveedores. Algunas de estas decisiones pueden ser externalización de la producción de bienes o servicios o hasta la sustitución de importaciones.
6. Control y monitoreo: control mensual para identificar variaciones en los presupuestos, responsables de los desvíos y planes de acción para resolverlos.

Implementar medidas y tomar las decisiones correctas a tiempo en cada nivel determinará la capacidad de adaptación y el impacto en los resultados de las compañías. Desde Tandem acompañamos en la implementación de cada uno de estos pasos para asegurar que las decisiones se tomen con una metodología estructurada y robusta, sin sacrificar la velocidad ni postergar las urgencias.

Miguel Irazustabarrena
Director de Tandem.
mji@tandemsd.com