Una sola reunión en una empresa puede costar 20 mil dólares. Algunas pautas para quedarse sólo con las que sirven y hacerlas funcionar de verdad.

Una reunión simple de 20 personas durante todo un día le puede costar a la empresa entre 20 y 30 mil dólares. ¿Parece mucho? Tome su salario mensual y divídalo por 20 días al mes. Sume 50% (47% en realidad) de cargas sociales y gastos indirectos de personal, agrégale catering y multiplique eso por 20 personas. Si tuvo que viajar, sume pasajes y hotel. También alquiler de salón, costo de teleconferencia, llamados, transportes terrestres, coordinación, etc. Y esto no incluye el tiempo de preparación de las presentaciones ni el costo de oportunidad.

Las reuniones son costosas. Así, ¿cómo sacar el máximo provecho?

Se puede utilizar las reuniones para muchas cosas, pero algunos de los usos generarán mayor valor para el negocio; y sin duda, debe generar más valor que el costo que requiere para llevarse a cabo. Se pueden distinguir tres motivos diferentes para generar una reunión:

C: Reuniones o momentos de Comunicación: por lo general se trata de presentaciones top-down sobre temas ya resueltos que requieren ser cascadeados al equipo o al resto de la organización.

I: Reuniones o momentos de Información: reuniones o momentos dentro de una reunión, para obtener información, o indagar sobre un resultado, avance o tema específico. Suelen tomar el formato de staff meetings donde se indaga y se comparte información de avance de diferentes aspectos del negocio.

D: Reuniones de Decisión: se busca no solo debatir un tema de negocios sino también llegar a un acuerdo definiendo un curso de acción asegurando el compromiso para que se ejecute según lo acordado.

Los tres contactos son importantes pero parecería ser que los dos primeros (comunicación e información) podrían lograrse sin requerir siempre de los costos de una reunión (mail, llamado, memo, pedido de información, reporte de status, etc.). Si bien siempre es preferible una reunión cara a cara, frente a la escasez de tiempo, los dos primeros podrían ser reemplazados por otros canales con muy baja pérdida de valor.

En cambio, los momentos de decisión, por la interacción que requieren, son difíciles de reemplazar por otro canal. Utilizando las pocas reuniones para la toma de decisiones es como mejor se repaga el tiempo invertido.

Factores clave para sólo quedarse con reuniones de decisión en la empresa

Ahora, ¿cómo asegurar que, en nuestra empresa, las reuniones se utilicen efectivamente para ese fin? Sugiero cinco factores a tener en cuenta, y en este orden:

1) La reunión correcta. Asegure que cada reunión tenga un objetivo claro. Debe estar definido si se trata de una reunión de decisión, de comunicación o de información. Si fuera una reunión mixta, la agenda debe estipular de antemano qué ítem es de cada tipo para minimizar los tiempos de comunicación e Información y permitir que los participantes se puedan preparar para los ítems de decisión.

2) Las decisiones correctas. La agenda de la reunión debe especificar con claridad y antelación qué decisiones se tomarán, cuáles ya fueron tomadas y cuáles no será necesario tomar en este momento. Este punto parece obvio, pero a los seres humanos nos encanta debatir y mostrar nuestro punto de vista sobre decisiones ya tomadas, y cuando no lo hacemos, tal vez por su simplicidad, preferimos ponernos a trabajar en asuntos de mayor detalle que aún no requieren atención inmediata. Esta aclaración parece obvia pero es clave para ordenar la discusión y enfocar al equipo en las decisiones prioritarias que agregan mayor valor.

3) El momento correcto. La reunión debe realizarse en el momento del calendario donde es importante que se tomen las decisiones que la componen. Al tener en claro qué decisiones se tomará en cada reunión, y al saber cuándo conviene encarar cada decisión clave del negocio, será mucho más simple revisar las fechas y el calendario anual de reuniones que conforman la rutina de gestión.

4) Las personas correctas. Una vez definido el tipo de reunión, su alcance y el momento para tenerla, será importante definir a quién invitar, y a quién no. Si utiliza algún método de asignación de roles de decisión como el RAPID, el RACI o alguno similar, asegúrese que en la reunión sólo participen las personas que tienen capacidad de asignar recursos, los decisores, y la persona que puede presentar las alternativas para que los decisores elijan (solo la R y la D en RAPID por ejemplo). Se verá tentado a invitar a más gente a la reunión para que ‘estén informados’, pero casi siempre habrá maneras mucho más eficientes de informarlos que invitándolos a la reunión. El ‘For Your Info’ o ‘invitarlo por las dudas’ tiene un costo altísimo. Muchas veces también se invita a participantes no tan involucrados por ahora para que ‘se vayan formando’, para que aprendan y vean a los decisores en acción; pero ¿qué costo tiene eso? Seguro no es nulo. ¿No habrá otra alternativa mejor para formar a esas personas que sumarlas al momento más importante de la gestión de una empresa?

5) La anticipación correcta. Por último, asegúrese que los participantes puedan tomar una decisión y comprometerse a ella dentro de la reunión. Para esto al menos hay dos aspectos clave a considerar: Primero: recuerde que ‘Las decisiones son enemigas de las sorpresas’. Si quiere sorprender probablemente ese día no se decida nada. Si quiere que se tomen decisiones, comparta antes la información clave, para que el decisor pueda validarla, cuestionarla, compartirla o tal solo pensar en las alternativas. Segundo: asegúrese de que a los decisores les lleguen alternativas y no una única solución. La solución única fomenta la venta de ideas. Las alternativas, por el contrario, amplían el análisis, favorecen la objetividad y transfieren el poder de decisión a quien verdaderamente debe decidir.

Si tiene en cuenta estos cinco puntos para definir qué reuniones se hacen en su empresa y cuáles se dejan de hacer, seguramente logrará un mejor aprovechamiento del tiempo de su gente, una mayor efectividad en las decisiones y un mayor compromiso sobre los acuerdos.

Para asegurar que esto suceda, tiene aquí algunas preguntas de control que puede hacerse al momento de entrar a una reunión. Todas las respuestas deberían ser afirmativas si se trata de una reunión de decisión:

Preguntas de control

1) ¿Tiene en claro para qué vino? ¿Sabe si es una reunión D (de Decisión), C (de Comunicación) o I (de Información)?

2) ¿Sabe cuáles son las decisiones que se deberían tomar, las ya tomadas y las que no se van a tomar hoy?

3) ¿Sabe con qué rol va a participar y cómo va a agregar valor en esta reunión? ¿Tiene algo mejor que hacer?

4) ¿Están las personas que deberían estar? ¿Alguien falta? ¿Alguien sobra?

5) ¿Compartió o recibió información como para prepararse? Si alguien se va a sorprender hoy es probable que no se tomen decisiones.

6) ¿Es viable el tiempo pautado para no sólo debatir sino para tomar decisiones, asegurar acuerdos ejecutables?

Si alguna de las respuestas es ‘NO’ levántese y váyase. Seguro tiene algo mejor que hacer. Si la reunión pasó el control inicial, probablemente tendrá una reunión efectiva, orientada a tomar decisiones, con mayores chances de asegurar compromisos para la ejecución e impactar con más potencial los resultados del negocio.

Gastón Francese
Socio de Tandem.
gf@tandemsd.com